Automatiser la saisie et les devis consiste d’abord à utiliser les informations déjà disponibles et à formaliser les règles de préparation. Dans une PME industrielle, cela peut éviter de recopier une référence, une quantité ou une donnée client entre plusieurs outils. Ce travail peut s’appuyer sur des interfaces, des formulaires et des calculs classiques, sans IA.
C-Koya Tech développe des logiciels métiers et des échanges de données avec l’ERP. C-Koya Tech peut étudier ce besoin à partir des formats, des champs et des exceptions, puis déterminer si une règle, un OCR, un modèle d’IA ou une solution spécialisée doit alimenter le logiciel métier. Si les informations arrivent dans des documents très variables, leur reprise doit être étudiée selon les formats, les champs et les exceptions.
Partir de la source de données
- Données structurées : un export ERP, un fichier convenu ou un formulaire peut alimenter un traitement défini.
- Règles de calcul connues : les formules, arrondis et seuils peuvent être regroupés dans un outil, avec des contrôles.
- Documents non structurés : l’identification fiable des champs demande une méthode adaptée au format et aux exceptions. Elle ne doit pas être supposée automatique.
Exemple illustratif : préparer un devis à partir de champs validés
Une demande comporte une référence, une quantité et des caractéristiques techniques. Un outil vérifie les champs obligatoires, retrouve les données disponibles et applique les règles de calcul retenues. Il prépare un document que le responsable commercial vérifie avant envoi. Cet exemple décrit un fonctionnement possible, sans prétendre à une réalisation client ni à un délai de gain.
Les règles à définir avec les équipes
- La référence des articles et des clients dans les outils existants.
- Les champs obligatoires et les cas où un devis demande une étude.
- Les sources des tarifs, des temps ou des données techniques.
- Les règles d’arrondi, les versions et la durée de validité des informations.
- Les validations, les droits d’accès et le traitement des erreurs d’import.
Un devis préparé automatiquement doit rester vérifiable. Une donnée manquante ou une règle incohérente doit être signalée, plutôt que transformée silencieusement en une proposition commerciale.
Choisir le premier périmètre
Commencez par une famille de demandes suffisamment répétitive pour définir ses règles et ses exceptions. Comparez les fonctions de votre ERP, les modèles déjà utilisés et le complément nécessaire. Un formulaire standardisé peut parfois simplifier davantage le travail qu’un système destiné à interpréter tous les documents entrants.
Mesurer le gain et les coûts complets
Mesurez le temps de saisie, de contrôle et de correction sur les mêmes types de dossiers. Comptez aussi la préparation des données, les interfaces, les tests, la formation et la maintenance. Un coût mensuel générique ou une promesse de rentabilité en quelques mois ne permet pas de chiffrer votre projet.
Questions fréquentes
Faut-il de l’IA pour éviter les doubles saisies ?
Non. Une interface, un import défini ou un formulaire peut exploiter des données structurées et éviter certaines recopies sans IA.
Peut-on envoyer les devis sans contrôle humain ?
Le processus doit définir les validations selon les données et les engagements commerciaux. Une préparation automatique ne dispense pas de vérifier les règles, les exceptions et les informations manquantes.
C-Koya Tech lit-elle automatiquement tous les PDF et e-mails ?
Le traitement doit être cadré selon les formats, les champs attendus et les exceptions. C-Koya Tech développe des logiciels métiers et des interfaces de données, sans promettre de lire fiablement tous les documents ni de déployer des modèles d’IA.