Peut-on vraiment arrêter de faire sa planification industrielle dans Excel ?
Excel est partout dans l’industrie.
Et la planification ne fait pas exception.
Dans une majorité de PME industrielles, la charge, les OF, les délais et les priorités sont encore pilotés via un ou plusieurs fichiers Excel, parfois très bien construits, parfois complètement ingérables.
La vraie question n’est donc pas :
“Excel est-il mauvais ?”
Mais plutôt : à partir de quand Excel devient un frein opérationnel.
Pourquoi tant de PME industrielles comptent sur Excel ?
Un bon nombre de PME industrielle a du mal à se passer du fameux tableur de Microsoft. Bien souvent, le responsable de la planification va récupérer des opérations depuis son logiciel métier (GPAO, par exemple) ou via un flux administratif.
S’en suit un petit jeu de casse-tête sur Excel où il va optimiser la planification des opérations en fonction de ses ressources (machines, collaborateurs), puis les transmettre à l’atelier au format papier.
Pourquoi faire sa planification industrielle dans Excel entraîne une dépendance ?
Ce travail d’optimisation est indispensable pour assurer la productivité de son atelier. Bien qu’Excel soit souvent l’outil de prédilection pour cette tâche, il rend l’entreprise extrêmement dépendante à la personne qui gère la planification.
En effet, le tableau est élaboré et entretenu par une seule personne dans l’entreprise en général, car ces années d’expérience amènent une valeur ajoutée supplémentaire. Dans ce cas, comment assurer la planification quand cette personne par en congé, en maladie ou à la retraite ? Doit-on se résoudre à accepter des baisses de rendement ?
Est-ce qu’il existe une solution pour gérer efficacement sa planification ?
En-dehors d’Excel, il existe déjà d’autres solutions me direz-vous. On peut utiliser un système de bannettes contenant des dossiers de fabrication imprimés. Mais, on ne peut pas avoir de suivi, on doit se déplacer pour accéder à l’information, il y a un risque de perte de tout ou partie du dossier, etc. Bref, la solution n’est pas optimale.
On peut également opter pour un module complémentaire dans son logiciel métier pour gérer la planification. Si tant est qu’on soit déjà équipé d’un tel logiciel. Dans les faits, les entreprises jugent son utilisation fastidieuse. Le module doit être renseigné avec le plus de détails possibles, dans un ordre spécifique, son utilisation demande une formation spécifique et l’entreprise n’a pas forcément les ressources nécessaires pour ça.
En conséquence, ces trois méthodes demandent aux entreprises de s’adapter à leurs contraintes. À la question, s’il existe un outil existant capable de gérer efficacement la planification industrielle de son entreprise, la réponse est non. En effet, aucune solution sur étagère ne pourra complètement répondre complètement aux besoins de chaque entreprise, car chaque planification est unique. Que nous parlions de capacité, de type de série, d’ilot, tout est différent. On comprend bien la difficulté d’un éditeur de logiciel à créer une solution unique qui convienne à tout.
Mais, les entreprises ont la possibilité de faire créer leur propre outil en faisant appel à un prestataire de développement de logiciel sur mesure experte en process industriel. Cette alternative peu connue permet de répondre parfaitement à ses spécificités et, contrairement à ce qu’on peut penser, elle est à la portée des PME.
Les 6 avantages peu connus des logiciels sur mesure
Fluidification de l’information
Partagez des informations de façon montantes et descendantes (pointage en temps réel, listing de production, état des tâches en attente/en cours/terminées, etc.).
Affichage de la planification sur tous types d’écrans
Mettez fin aux plannings Excel imprimés ou aux tableaux à étiquettes. La planification est visible là où elle est utile, affichable sur écrans tablettes ou mobiles.
Prise en compte des petites tâches
Gérez enfin la planification des petites tâches réalisées sur un temps court, mais qui pèsent dans la planification.
Pertinence des vues
Choisissez la vue planning qui vous convient (listing, Gantt, calendrier, par centre de charge, par collaborateur).
Notifications
Soyez averti de tout problème par un système d’alertes et de notifications.
Automatisation
Profitez d’une planification intelligente avec prédictions et optimisations automatiques.
Quels sont les avantages de faire développer sa solution sur mesure ?
Avec le développement d’un logiciel sur mesure, une PME a enfin l’opportunité d’adapter l’outil à ses spécificités et non le contraire. Elle peut également profiter de tous les avantages du digital sans créer de goulot d’étranglement. Le digital permet également d’inclure beaucoup plus de critères, de données qu’un cerveau humain peut gérer, et ainsi, apporter plus d’efficacité dans les processus.
Toute l’intelligence de cette approche est de développer un petit outil qui vient s’intercaler entre le logiciel de GPAO existant et les collaborateurs. Il sera en charge de gérer tout ce qui est spécifique à l’entreprise tout en dialoguant avec le logiciel métier.
Quand Excel devient-il une limite pour le planning de production ?
Le nombre de lignes dans le fichier ne suffit pas à décider. La difficulté apparaît surtout lorsque la mise à jour du planning demande plus d’efforts que l’arbitrage lui-même. Pour faire le point, examinez ces situations dans votre atelier :
- Des informations à ressaisir : les ordres de fabrication sont recopiés depuis l’ERP, puis leur avancement est renseigné dans un autre tableau.
- Plusieurs versions du programme : le bureau et l’atelier ne consultent pas toujours les mêmes priorités.
- Des urgences difficiles à évaluer : déplacer une opération oblige à vérifier manuellement les autres postes, les étapes suivantes et les échéances.
- Un avancement peu visible : il faut appeler un opérateur ou se déplacer pour savoir ce qui est commencé, terminé ou bloqué.
- Une connaissance concentrée sur une personne : les règles de décision et les formules ne sont pas suffisamment documentées pour être reprises.
Pour chaque difficulté, notez la fréquence, le temps consacré aux vérifications et les conséquences observées. Ces éléments permettront de choisir un périmètre utile, sans remplacer des outils qui fonctionnent déjà bien.
Exemple illustratif : une commande urgente dans un atelier
Imaginons un atelier qui réalise de l’usinage puis de l’assemblage. Deux ordres de fabrication sont déjà prévus ; une troisième commande devient urgente et sollicite le même poste d’usinage. Cet exemple est fictif et sert à expliquer le raisonnement, pas à présenter un résultat client.
Avant de déplacer la commande, le responsable vérifie les opérations déjà engagées, la disponibilité de la matière et l’effet du changement sur l’assemblage. Une vue commune du planning et un suivi des temps de production peuvent réunir les informations nécessaires à cet arbitrage. Les règles retenues déterminent les alertes et les déplacements possibles ; la décision reste au responsable de production.
Conserver Excel, utiliser l’ERP ou créer un outil sur mesure ?
Conserver Excel peut être pertinent lorsque le périmètre reste simple, que le programme change peu et que les règles et responsabilités de mise à jour sont claires.
Utiliser le module de votre ERP mérite d’être étudié si ses fonctionnalités couvrent vos contraintes et si les données nécessaires sont disponibles. Une meilleure configuration ou une évolution des pratiques peut parfois répondre au besoin.
Créer un module sur mesure devient une option lorsque des contraintes importantes restent mal couvertes : vues par centre de charge, priorités particulières, interactions avec l’atelier ou échanges entre plusieurs outils. La connexion à l’ERP dépend des possibilités d’échange à vérifier pendant le cadrage.
Que préparer avant de faire évoluer votre planning ?
Rassemblez un exemple de vos tableaux actuels, les ordres de fabrication, les étapes de production, les ressources, les durées prévues et les dates de livraison. Décrivez aussi une situation qui oblige régulièrement à refaire le planning. Si un dossier de fabrication numérique existe déjà, précisez les informations disponibles et celles qui manquent encore.
Vous pouvez explorer notre démonstration de planification et d’ordonnancement pour voir un exemple d’interface. Un diagnostic et cadrage permet ensuite de définir les contraintes, les échanges de données et un premier périmètre adapté à votre PME.
Exemple de planning digitalisé sur mesure
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